Interim Projectsecretaris Ruimtelijk Domein (32 uur)

Voor een tijdelijke opdracht zoeken wij een ervaren Projectsecretaris / Projectondersteuner die direct inzetbaar is binnen een dynamische projectomgeving.

In deze rol ben je verantwoordelijk voor de organisatorische, administratieve en procesmatige ondersteuning van uiteenlopende projecten binnen het fysieke domein. Je zorgt ervoor dat projectteams optimaal worden ondersteund en dat werkzaamheden gestructureerd, efficiënt en volgens planning verlopen.

Je bent een belangrijke schakel tussen projectleiders, projectteams, interne collega's en externe stakeholders.

Wat ga je doen?

Als Projectsecretaris ondersteun je projectleiders en projectteams bij de dagelijkse uitvoering van projecten. Je bewaakt de voortgang, organiseert overleggen en zorgt voor een correcte vastlegging van acties, besluiten en afspraken.
Je bent proactief, signaleert knelpunten tijdig en draagt actief bij aan een efficiënte projectorganisatie.

Werkzaamheden

• Projectondersteuning
• Ondersteunen van projectleiders en projectteams bij de uitvoering van projecten.
• Coördineren van administratieve en organisatorische werkzaamheden.
• Bewaken van projectplanningen en voortgang.

Vergader- en procesondersteuning

• Organiseren van vergaderingen, werksessies en bijeenkomsten.
• Opstellen van agenda’s en voorbereiden van vergaderstukken.
• Vastleggen van acties, besluiten en afspraken.
• Bewaken van opvolging en voortgang van actiepunten.

Planning en coördinatie

• Actueel houden van planningen, actielijsten en projectdocumentatie.
• Signaleren van risico’s, knelpunten en afhankelijkheden.
• Ondersteunen bij het opstellen van voortgangsrapportages.
• Zorgdragen voor een overzichtelijke projectadministratie.

Stakeholdermanagement

• Afstemmen met interne en externe betrokkenen.
• Onderhouden van contacten met projectleden en stakeholders.
• Fungeren als aanspreekpunt voor organisatorische en procesmatige vragen.

Werkomgeving
Je werkt binnen een projectmatige omgeving waarin meerdere projecten gelijktijdig lopen. Hierbij werk je nauw samen met projectleiders, adviseurs, managers en andere betrokkenen.

De functie vraagt om zelfstandigheid, nauwkeurigheid en het vermogen om overzicht te houden in een complexe omgeving.

• Afgeronde hbo- of wo-opleiding.
• Aantoonbare ervaring als projectsecretaris, project assistent, projectondersteuner of vergelijkbare functie.
• Ervaring met het ondersteunen van projecten binnen een complexe organisatie.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Uitstekende plannings- en coördinatievaardigheden.
• Proactieve werkhouding.
• Snel zelfstandig inzetbaar en in staat om werkzaamheden direct op te pakken.

Competenties

• Organisatietalent
• Proactief
• Nauwkeurig
• Zelfstandig
• Communicatief vaardig
• Samenwerkingsgericht
• Stressbestendig
• Flexibel
• Resultaatgericht
• Dienstverlenend

Opdrachtomvang

• Tijdelijke opdracht voor een periode van circa zes maanden.
• Direct inzetbaar.
• Werken binnen een multidisciplinaire projectomgeving.

Overige informatie

Cv en motivatie dienen als één document te worden aangeleverd.
Documenten dienen te voldoen aan geldende privacy- en AVG-richtlijnen.
Persoonlijke motivatie maakt onderdeel uit van de beoordeling.